Checklist de facturacion recurrente compatible con VeriFactu

Checklist de facturacion recurrente

La facturacion recurrente es comun en servicios continuados. Este checklist te ayuda a configurarla correctamente y evitar errores que se repiten cada mes.

Tipos de facturacion recurrente

Por periodicidad

Por modelo

Checklist antes de automatizar

Configuracion inicial

• [ ] Datos del cliente - Completos y verificados
• [ ] Servicio definido - Descripcion clara y estable
• [ ] Importe acordado - Confirmado con el cliente
• [ ] Periodicidad - Documentada (mensual, trimestral, etc.)
• [ ] Fecha de emision - Dia del mes definido
• [ ] Fecha de inicio - Cuando empieza la recurrencia
• [ ] Fecha de fin - Si aplica (contrato temporal)

Validacion de datos

• [ ] NIF del cliente - Correcto y vigente
• [ ] Direccion de envio - Email actualizado
• [ ] Forma de pago - Transferencia, domiciliacion, etc.
• [ ] Condiciones especiales - Descuentos, bonificaciones

Proceso de emision

• [ ] Numeracion - Continuara con la serie general
• [ ] Descripcion - Incluye periodo (ej: "Enero 2026")
• [ ] IVA aplicable - Tipo correcto
• [ ] Retenciones - Si aplican

Checklist mensual

Antes de la emision

• [ ] Revisar clientes activos - Hay bajas o cambios?
• [ ] Verificar importes - Han cambiado precios?
• [ ] Comprobar datos - Cambios de direccion, NIF, etc.
• [ ] Revisar excepciones - Clientes que no facturar este mes

Emision

• [ ] Generar facturas - Automatica o por lotes
• [ ] Revisar muestra - Verificar 2-3 facturas al azar
• [ ] Confirmar numeracion - Sin saltos ni duplicados
• [ ] Enviar facturas - Por email o segun preferencia

Despues de la emision

• [ ] Confirmar envio - Verificar entregas
• [ ] Registrar incidencias - Emails rebotados, errores
• [ ] Seguimiento de cobros - Domiciliaciones, transferencias
• [ ] Actualizar registro - Marcar como emitidas

Errores frecuentes y como evitarlos

Duplicados

Prevencion: Revisar listado antes de emitir, comprobar ultima factura emitida.

Facturas a clientes dados de baja

Prevencion: Mantener lista de clientes actualizada, proceso de baja definido.

Datos desactualizados

Prevencion: Revision trimestral de datos, canal para que clientes notifiquen cambios.

Importes incorrectos

Prevencion: Calendario de revisiones de precios, alertas para descuentos temporales.

Configuracion optima

Datos a almacenar por cliente recurrente

Automatizaciones recomendadas

• [ ] Generacion programada - Sin intervencion manual
• [ ] Envio automatico - Al generar
• [ ] Recordatorio previo - Aviso antes del vencimiento
• [ ] Alerta de impago - Si no se cobra en plazo

Gestion de cambios

Cambio de precio

1. Notificar al cliente con antelacion
2. Actualizar el importe en el sistema
3. Indicar fecha efectiva
4. Verificar en la primera factura nueva

Baja de cliente

1. Confirmar la baja por escrito
2. Desactivar la recurrencia
3. Emitir ultima factura si corresponde
4. Archivar datos segun RGPD

Cambio de periodicidad

1. Acordar con el cliente
2. Cerrar ciclo anterior (factura prorrateada si aplica)
3. Configurar nueva periodicidad
4. Verificar en proxima emision

Reporte mensual

Genera cada mes un informe con:

• Total de facturas recurrentes emitidas
• Importe total facturado
• Incidencias detectadas
• Bajas y altas del mes
• Cobros pendientes

Este informe ayuda a detectar problemas y mantener el control.