Checklist de migracion a VeriFactu: Guia paso a paso

Checklist de migracion a VeriFactu

Migrar a un nuevo sistema de facturacion puede parecer complejo, pero con un plan claro y ordenado, el proceso es manejable. Este checklist te guia en cada fase.

Fase 1: Preparacion (antes de empezar)

Inventario de datos

• [ ] Listado de clientes - Exportar con todos los campos
• [ ] Productos/servicios - Catalogo completo con precios
• [ ] Facturas emitidas - Historico de los ultimos 4 anios
• [ ] Series de facturacion - Documentar las series usadas
• [ ] Ultima factura emitida - Numero y serie actual

Evaluacion del sistema actual

• [ ] Formato de exportacion - CSV, Excel, XML, API?
• [ ] Campos disponibles - Que datos puedes extraer?
• [ ] Calidad de datos - Hay errores conocidos?
• [ ] Acceso a historico - Hasta cuando puedes acceder?

Documentacion

• [ ] Proceso actual - Como se emiten las facturas hoy?
• [ ] Personas implicadas - Quien usa el sistema?
• [ ] Integraciones - Con que otros sistemas conecta?
• [ ] Problemas conocidos - Que no funciona bien?

Fase 2: Seleccion del nuevo sistema

Requisitos minimos

• [ ] Compatibilidad VeriFactu - Certificacion oficial
• [ ] Importacion de datos - Acepta tus formatos
• [ ] Funcionalidades necesarias - Cubre tus operaciones
• [ ] Escalabilidad - Soporta tu crecimiento

Evaluacion practica

• [ ] Periodo de prueba - Probado con datos reales
• [ ] Soporte disponible - Canales y tiempos de respuesta
• [ ] Formacion - Recursos para aprender
• [ ] Coste total - Licencia + migracion + formacion

Fase 3: Preparacion de datos

Limpieza de datos

• [ ] Eliminar duplicados - Clientes y productos repetidos
• [ ] Corregir errores - NIFs incorrectos, direcciones incompletas
• [ ] Estandarizar formatos - Fechas, codigos, descripciones
• [ ] Completar campos - Rellenar datos faltantes

Mapeo de campos

• [ ] Campos origen → destino - Documentar equivalencias
• [ ] Transformaciones - Cambios de formato necesarios
• [ ] Valores por defecto - Para campos nuevos sin dato
• [ ] Campos descartados - Que no se migrara

Ficheros de importacion

• [ ] Clientes - Fichero preparado y validado
• [ ] Productos - Fichero preparado y validado
• [ ] Configuracion - Series, impuestos, datos empresa
• [ ] Backup completo - Copia de seguridad antes de empezar

Fase 4: Migracion

Configuracion inicial

• [ ] Datos de empresa - NIF, direccion, logo
• [ ] Series de facturacion - Configurar segun necesidad
• [ ] Impuestos - IVA, retenciones, exenciones
• [ ] Formas de pago - Configurar las habituales

Importacion de datos

• [ ] Clientes importados - Verificar cantidad y datos
• [ ] Productos importados - Verificar precios e impuestos
• [ ] Numeracion configurada - Continuar desde ultima factura
• [ ] Usuarios creados - Con permisos correctos

Validacion

• [ ] Muestra de clientes - Revisar 10-20 al azar
• [ ] Muestra de productos - Revisar precios e IVA
• [ ] Factura de prueba - Emitir y verificar
• [ ] Conexion AEAT - Probar envio (en sandbox si hay)

Fase 5: Periodo de transicion

Operativa paralela

• [ ] Definir duracion - Cuanto tiempo en paralelo
• [ ] Facturar en ambos - Para comparar resultados
• [ ] Documentar diferencias - Anotar cualquier desviacion
• [ ] Resolver incidencias - Antes de abandonar el antiguo

Formacion del equipo

• [ ] Sesion inicial - Funciones basicas
• [ ] Documentacion - Guia rapida disponible
• [ ] Persona de referencia - Quien resuelve dudas
• [ ] Practica supervisada - Primeras facturas con apoyo

Fase 6: Cierre

Desactivacion del sistema antiguo

• [ ] Ultima factura - Emitida y registrada
• [ ] Exportacion final - Backup completo
• [ ] Acceso de consulta - Mantener para historico
• [ ] Comunicacion interna - Confirmar el cambio

Validacion post-migracion

• [ ] Primera semana - Revision diaria de facturas
• [ ] Primer mes - Revision de reportes
• [ ] Primer trimestre - Cuadre con contabilidad
• [ ] Incidencias resueltas - Registro de problemas y soluciones

Riesgos comunes

Tiempos orientativos