VeriFactu para Pymes: Guia de adaptacion empresarial

VeriFactu para Pymes: Adaptacion sin disrupciones

Si diriges una pyme, VeriFactu es una obligacion que se acerca. Pero tambien es una oportunidad para modernizar tu facturacion y ganar eficiencia. Esta guia te muestra como hacerlo bien.

El contexto para pymes

Las pymes tienen requisitos especificos:

• Multiples usuarios que acceden al sistema
• Procesos establecidos que no quieren cambiar
• Integraciones con otros sistemas (ERP, contabilidad)
• Volumenes mayores de facturacion
• Necesidad de reportes para gestion

VeriFactu debe encajar en este ecosistema, no disruptarlo.

Calendario y obligaciones

Que significa "compatible"

Tu sistema de facturacion debe:

• Generar facturas con todos los campos obligatorios
• Crear registro inalterable de cada factura
• Poder comunicar datos a la AEAT
• Mantener numeracion secuencial garantizada

Escenarios de adaptacion

Tu ERP ya se actualiza

Mejor escenario. Si tu proveedor de ERP o software de gestion ha confirmado que incluira compatibilidad VeriFactu:

1. Espera la actualizacion
2. Revisa los cambios en la interfaz
3. Forma a tu equipo en las novedades
4. Verifica que todo funciona correctamente

Tu software no se actualiza

Escenario comun. Si tu software actual no va a adaptarse:

Opcion A: Cambiar todo el sistema

• Mas trabajo inicial
• Mejor resultado a largo plazo
• Oportunidad de modernizacion

Opcion B: Anadir modulo de facturacion

• Menos disruptivo
• Mantiene el resto del sistema
• Puede requerir integraciones

Usas Excel u hojas de calculo

Escenario que requiere cambio. Es practicamente imposible cumplir VeriFactu con Excel. Necesitas software de facturacion.

Planificacion de la transicion

Fase 1: Evaluacion (2-4 semanas)

• Inventario de sistemas actuales
• Analisis de integraciones existentes
• Identificacion de usuarios y roles
• Estimacion de volumen de facturacion

Fase 2: Seleccion (2-4 semanas)

• Definicion de requisitos
• Evaluacion de opciones
• Pruebas piloto
• Seleccion final

Fase 3: Preparacion (2-4 semanas)

• Configuracion del sistema
• Migracion de datos maestros
• Integraciones necesarias
• Pruebas completas

Fase 4: Despliegue (2-4 semanas)

• Formacion del equipo
• Periodo en paralelo
• Transicion definitiva
• Soporte post-arranque

Fase 5: Optimizacion (continuo)

• Ajustes segun uso real
• Mejora de procesos
• Nuevas funcionalidades

Integraciones habituales

Consideraciones de integracion

• APIs disponibles: El software debe tener API documentada
• Frecuencia de sincronizacion: Tiempo real vs batch
• Gestion de errores: Que pasa cuando falla?
• Mantenimiento: Quien se encarga de las integraciones?

Costes para pymes

Coste del software

Otros costes a considerar

Retorno de inversion

Gestion del cambio

Comunicacion interna

• Explica por que se hace el cambio
• Involucra a los usuarios clave
• Comparte el calendario
• Responde dudas proactivamente

Formacion

• Sesiones por perfil de usuario
• Documentacion de referencia
• Periodo de practica supervisada
• Canal para dudas

Medicion del exito

• Tiempo de emision de facturas
• Errores reducidos
• Satisfaccion del equipo
• Cumplimiento de plazos

Checklist para pymes

Antes de empezar

• [ ] Inventario de sistemas actuales
• [ ] Listado de usuarios y roles
• [ ] Volumenes de facturacion
• [ ] Presupuesto disponible

Seleccion

• [ ] Requisitos definidos
• [ ] Opciones evaluadas (minimo 3)
• [ ] Pruebas realizadas
• [ ] Decision tomada

Preparacion

• [ ] Sistema configurado
• [ ] Datos migrados
• [ ] Integraciones funcionando
• [ ] Pruebas completas

Despliegue

• [ ] Equipo formado
• [ ] Periodo paralelo completado
• [ ] Incidencias resueltas
• [ ] Transicion finalizada

Errores a evitar

Por que Pagoo para pymes

Pagoo ofrece funcionalidades pensadas para pymes:

• Multiples usuarios con permisos personalizados
• API completa para integraciones
• Facturacion recurrente automatizada
• Reportes avanzados exportables
• Soporte prioritario con respuesta rapida
• Escalabilidad segun creces

Plan Pyme: 24,90€/mes

• Hasta 3 usuarios
• Facturas ilimitadas
• Facturacion recurrente
• Exportacion contable
• Soporte prioritario

Plan Empresa: 75€/mes

• Usuarios ilimitados
• API completa
• Integraciones a medida
• Soporte dedicado
• Onboarding personalizado